Privacyverklaring

Stichting PodiumPlus

Versie 1.0 — 20 april 2026
Laatst bijgewerkt: 20 april 2026

1. Inleiding

Stichting PodiumPlus (hierna: “PodiumPlus”, “wij” of “ons”) hecht groot belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoe lang wij deze bewaren, met wie wij deze delen en welke rechten jij hebt.

PodiumPlus verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG).

PodiumPlus is een stichting zonder leden. Wij spreken daarom over “deelnemers”: personen die deelnemen aan een van onze activiteiten (Popkoor 50+, Join the Band, Seniorenorkest Oud of the Box of Gajemee?-activiteiten), en over “vrijwilligers”: personen die zich inzetten voor de organisatie van onze activiteiten.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is:

Stichting PodiumPlus
Postadres: Straussstraat 6, 6164 CB Geleen
E-mail: info@podiumplus-wm.nl
Website: www.podiumplus-wm.nl
KvK-nummer: 74507966

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@podiumplus-wm.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de activiteit waaraan je deelneemt en de wijze waarop je contact met ons opneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens.

3.1 Bij aanmelding voor een activiteit

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Woonplaats
• Geboortejaar
• Adres en geboortedatum (optioneel, alleen indien je deze zelf verstrekt voor het ontvangen van verjaardagskaartjes of andere persoonlijke post)
• Geslacht (bij Popkoor 50+, voor stemindeling en communicatie)
• Activiteits-specifieke informatie, zoals instrument, muziekvoorkeur, zangstemtype, niveau
• Eventuele opmerkingen die je zelf toevoegt in het aanmeldformulier

3.2 Tijdens deelname aan activiteiten

• Aanwezigheidsregistratie en deelnamegegevens (bijvoorbeeld aanwezigheid bij repetities en Gajemee?-activiteiten)
• Beeldmateriaal (foto’s en video’s) gemaakt tijdens repetities, optredens en Gajemee?-activiteiten (zie hoofdstuk 5)
• Communicatie-voorkeuren (e-mail, WhatsApp, post)

3.3 Voor facturatie en financiële administratie

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• E-mailadres voor verzending van de factuur
• Bankrekeningnummer (indien van toepassing voor automatische incasso of betaalbewijs)
• Bedragen en betaaldata van deelnemersbijdragen

3.4 Voor vrijwilligers

Indien je als vrijwilliger actief bent voor PodiumPlus, verwerken wij daarnaast:

• Gegevens over jouw vrijwilligersrol en -taken
• Eventuele onkostendeclaraties en bijbehorende bankgegevens
• Communicatie over vrijwilligersactiviteiten en -bijeenkomsten

3.5 Bij bezoek aan onze website

Wanneer je onze website www.podiumplus-wm.nl bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• IP-adres (in beperkte vorm en kortdurend, voor beveiliging en tegen misbruik)
• Technische gegevens over jouw bezoek, zoals browsertype, apparaat en bezochte pagina’s (voor website-analyse)
• Gegevens die je zelf invult in een contact- of aanmeldformulier

Onze website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de site. Wij plaatsen geen marketing- of tracking-cookies en maken geen gebruik van analysediensten die gegevens delen met derden.

4. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doelen en uitsluitend op basis van een wettelijke grondslag uit de AVG.

4.1 Organisatie van activiteiten

Doel: Jouw aanmelding afhandelen, je indelen in een activiteit, je op de hoogte houden van repetities, optredens en wijzigingen, en de activiteit praktisch uitvoeren.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst tot deelname aan onze activiteit.

4.2 Informatie over andere activiteiten

Doel: Jou informeren over andere activiteiten van PodiumPlus waarvan wij denken dat ze voor jou interessant kunnen zijn, zoals sociale activiteiten in het kader van Gajemee? (wandelingen, theater- en museumbezoek, concerten) en optredens van andere groepen binnen onze activiteiten.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (het bevorderen van sociale contacten tussen onze deelnemers, hetgeen tot de kerndoelstelling van onze stichting behoort). Je kunt op elk moment aangeven dat je dergelijke informatie niet meer wenst te ontvangen.

4.3 Facturatie en administratie

Doel: Het versturen van facturen, het innen van deelnemersbijdragen en het voeren van een correcte financiële administratie.
Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).

4.4 Persoonlijke attenties

Doel: Het versturen van felicitaties bij verjaardagen en bij andere persoonlijke gebeurtenissen, via e-mail, WhatsApp of post. Wij doen dit alleen wanneer je ons daarvoor vrijwillig de benodigde gegevens (geboortedatum, volledig adres) hebt verstrekt.
Grondslag: Toestemming. Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken.

4.5 Beeldmateriaal

Doel: Het maken van foto’s en video’s van repetities, optredens en Gajemee?-activiteiten om deze te gebruiken op onze website, in nieuwsbrieven en in overige communicatie van de stichting. Zie hoofdstuk 5 voor een uitgebreide toelichting.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (promotie van onze activiteiten), met respect voor jouw recht van bezwaar. Voor individueel herkenbaar portretmateriaal vragen wij waar redelijkerwijs mogelijk jouw expliciete toestemming.

4.6 Vrijwilligerscommunicatie

Doel: Het informeren van vrijwilligers over taken, planning, vergaderingen en andere relevante organisatorische zaken.
Grondslag: Uitvoering van de (vrijwilligers-)overeenkomst.

4.7 Website-beveiliging

Doel: Het beschermen van onze website tegen misbruik, aanvallen en spam.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang (informatiebeveiliging).

5. Beeldmateriaal van activiteiten

Een belangrijk onderdeel van de communicatie van PodiumPlus is beeldmateriaal van onze activiteiten. Tijdens repetities, optredens en Gajemee?-activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Dit materiaal kan worden gebruikt op onze website, in nieuwsbrieven en in overige communicatie van de stichting.

Bij aanmelding voor een activiteit geef je aan wat je voorkeur is ten aanzien van beeldmateriaal. Je kunt altijd:

• bezwaar maken tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop je (individueel herkenbaar) in beeld bent;
• verzoeken om een specifieke foto of video te verwijderen van onze website of uit onze archieven;
• de toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal op elk moment intrekken voor toekomstig gebruik.

Voor beeldmateriaal waarop minderjarigen herkenbaar in beeld zijn, vragen wij altijd vooraf toestemming van de ouders of wettelijk vertegenwoordigers.

Je kunt een verzoek tot verwijdering of een bezwaar indienen via info@podiumplus-wm.nl. Wij handelen dit zo spoedig mogelijk af, in elk geval binnen de wettelijke termijn.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, of zolang dit wettelijk verplicht is.

• Aanmeld- en deelnamegegevens: zolang je deelneemt aan een activiteit, plus maximaal 2 jaar na beëindiging van de deelname voor eventuele nazorg en communicatie over herstart of aanverwante activiteiten.
• Financiële administratie (facturen, betalingen): 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Vrijwilligersgegevens: zolang je actief bent als vrijwilliger, plus maximaal 2 jaar na beëindiging.
• Beeldmateriaal: zolang dit bijdraagt aan het doel (archief, promotie). Op verzoek wordt beeldmateriaal verwijderd.
• Gegevens over websitebezoek: zo kort mogelijk, doorgaans maximaal 30 dagen voor beveiligingsdoeleinden.

Na afloop van de bewaartermijn worden jouw gegevens verwijderd of onherkenbaar gemaakt.

7. Delen met derden

PodiumPlus deelt jouw persoonsgegevens niet met derden voor commerciële of andere doelen.

Jouw gegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of op grond van een wettelijke verplichting. Wij kunnen gegevens delen met:

• onze hostingprovider, die onze website en e-mailsystemen beheert en alleen toegang heeft voor zover technisch noodzakelijk;
• onze boekhouder of accountant, in het kader van financiële administratie;
• de Belastingdienst en andere overheidsinstanties, indien dit wettelijk verplicht is.

Met alle partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, waarin afspraken worden gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en correcte verwerking.

Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

8. Beveiliging

PodiumPlus neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatig gebruik en onbevoegde toegang. Denk daarbij aan:

• beveiligde verbindingen (HTTPS) op onze website;
• toegangscontrole: alleen geautoriseerde bestuursleden en coördinatoren hebben toegang tot persoonsgegevens;
• regelmatige back-ups en updates van onze systemen;
• beveiliging van onze website met actuele beveiligingssoftware.

Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan handelen wij conform de wettelijke meldplicht en informeren wij jou en, indien vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Recht van inzage — Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van jou verwerken.
• Recht op rectificatie — Je kunt vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren of aan te vullen.
• Recht op verwijdering (‘vergetelheid’) — Je kunt vragen jouw gegevens te verwijderen, bijvoorbeeld wanneer deze niet meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.
• Recht op beperking van de verwerking — Je kunt vragen de verwerking van jouw gegevens tijdelijk te stoppen, bijvoorbeeld wanneer je de juistheid van de gegevens betwist.
• Recht van bezwaar — Je kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid — Je kunt vragen om de gegevens die jij aan ons hebt verstrekt in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen of aan een andere partij over te dragen.
• Recht om toestemming in te trekken — Als wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze op elk moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

Je kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten indienen via info@podiumplus-wm.nl. Wij reageren zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou vragen om je voldoende te identificeren.

Klacht indienen. Ben je het niet eens met hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op — wij gaan graag met je in gesprek om de kwestie op te lossen. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen

PodiumPlus behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring aan te passen wanneer wet- en regelgeving of onze werkwijze daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie is altijd te vinden op www.podiumplus-wm.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij onze deelnemers en vrijwilligers actief via e-mail.

11. Contact

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, of wil je een recht uitoefenen? Neem dan contact met ons op:

Stichting PodiumPlus
Straussstraat 6, 6164 CB Geleen
E-mail: info@podiumplus-wm.nl
Website: www.podiumplus-wm.nl
KvK: 74507966

Vastgesteld door het bestuur van Stichting PodiumPlus op [datum vaststelling invullen].